Persondataforordningen (GDPR)
Grundejerforeningen Salvig, Bybjerg, Orø sogn
Privatlivspolitik
20. maj 2018 (senest revideret 24. oktober 2021)
Grundejerforeningen Salvigs dataansvar
Grundejerforeningen Salvig, som du er medlem af, behandler personoplysninger og bestyrelsen har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvilke oplysninger, Grundejerforeningen Salvig behandler, samt hvordan Grundejerforeningen Salvig behandler medlemmers personoplysninger. Dette for at sikre en fair og gennemsigtig behandling.
Gennemgående for foreningens databehandling er, at foreningen kun behandler almindelige personoplysninger til bestemte foreningsrelaterede formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Grundejerforeningen Salvig behandler med andre ord kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af Grundejerforeningen Salvigs angivne formål.
Medlemmers oplysninger slettes, når de ikke længere er nødvendige.
Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
Grundejerforeningen Salvig er dataansvarlig, og Grundejerforeningen Salvig sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen. Til dette formål har Grundejerforeningen Salvig udpeget en dataansvarlig, der kan kontaktes på e-mail: dpo@gf-salvig.dk , såfremt et medlem f.eks. har spørgsmål.
Behandling af personoplysninger
Foreningen behandler følgende personoplysninger:
- Almindelige personoplysninger på medlemmer:
- Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, foreningsadresse, postadresse, indmeldelsesdato samt evt. telefonnummer og e-mailadresse.
- Ved foreningsadresse forstås adressen på den ejendom, der er beliggende i Grundejerforeningen Salvigs område.
- Ved postadresse forstås den adresse, som medlemmet har oplyst som kontaktadresse, såfremt den er forskellig fra foreningsadressen.
Her indsamler Grundejerforeningen Salvig oplysninger fra
Grundejerforeningen får oplysningerne fra medlemmet.
Grundejerforeningen Salvigs formål med behandling af dine personoplysninger
Grundejerforeningen Salvig behandler kun personoplysninger til bestemte formål, når Grundejerforeningen Salvig har en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling er særligt:
- Grundejerforeningen Salvigs berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger
- At det er nødvendigt for at opfylde medlemskab af Grundejerforeningen Salvig
- Behandling, der måtte følge af lovkrav
- Behandling, der måtte kræve nærmere samtykke fra medlemmet i den pågældende situation.
Formål med behandling af medlemsoplysninger:
- Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning, indkaldelse til generalforsamlinger, udsendelse af generalforsamlingsreferat (og hvad foreningen ellers måtte foretage sig).
- Som led i foreningens aktiviteter
- Administration af medlemmets relation til foreningen
Grundejerforeningen Salvig behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang Grundejerforeningen Salvig behandler medlemsoplysninger, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:
- Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til Grundejerforeningen Salvig pligter jf. vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
- Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning af og registrering af betaling af kontingent, evt. forfølgning af restancer, herunder retslig inkasso.
- Videregivelse af almindelige personoplysninger til leverandører i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med Grundejerforeningen Salvigs medlemskab heraf.
- Videregivelse af almindelige personoplysninger til Holbæk Kommune og Holbæk Kommunes leverandører f.eks. Fors A/S i relevant og nødvendigt omfang.
- Af praktiske og administrative hensyn, herunder bestemmelser i Regnskabslovgivningen, opbevares almindelige medlemsoplysninger i en periode efter ophør som medlem af foreningen (se afsnittet opbevaring og sletning af dine personoplysninger).
Samtykke
Grundejerforeningen Salvigs behandling af medlemmers personoplysninger baserer sig på medlemmers aktive indmeldelse i Grundejerforeningen Salvig.
Videregivelse af medlemmers personoplysninger
Grundejerforeningen Salvig videregiver ikke personoplysninger til virksomheder til markedsføring.
Opbevaring og sletning af medlemmers personoplysninger
Grundejerforeningen Salvig opbevarer dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:
- Af praktiske og administrative hensyn, herunder bestemmelser i Regnskabslovgivningen, opbevarer foreningen dine almindelige medlemsoplysninger i op til 5 år efter kalenderåret for ophør af medlemskab.
Medlemmers rettigheder
Medlemmer har en række særlige rettigheder efter Persondataforordningen, når Grundejerforeningen Salvig behandler personoplysninger om medlemmet:
- Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
- Retten til indsigt i egne personoplysninger
- Retten til berigtigelse
- Retten til sletning
- Retten til begrænsning af behandling
- Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
- Retten til indsigelse
Medlemmer kan gøre brug af sine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod Grundejerforeningen Salvig behandling, ved at henvende dig til Grundejerforeningen Salvig dataansvarlige. Den dataansvarliges kontaktoplysninger findes øverst i dokumentet.
Hvis et medlem f.eks. henvender sig med en anmodning om at få rettet eller slettet personoplysninger, undersøger Grundejerforeningen Salvig, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald de nødvendige ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Et medlem kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.
Revidering af privatlivspolitikken
Grundejerforeningen Salvig forbeholder sig retten til at foretage ændringer i nærværende privatlivspolitik fra tid til anden.
Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på Grundejerforeningen Salvig hjemmeside www.gf-salvig.dk.
Ved væsentlige ændringer vil medlemmer modtage meddelelse herom.