Vedtægter

Foreningens navn og hjemsted

§ 1

Foreningens navn er “GRUNDEJERFORENINGEN SALVIG” og foreningen har hjemsted i Bybjerg by, Orø sogn.

Foreningens område og medlemskreds

§ 2

Medlemmer af foreningen er de til enhver tid værende ejere af de ejendomme, der er eller bliver udstykkede fra matr. nr. 13a, 13d, 13by, 14a, 14bh, 15a, 15h, 15d, 18a og 19a Bybjerg by, Orø sogn. Alle ejere af de nævnte ejendomme er pligtige til medlemskab af Grundejerforeningen Salvig. Medlemskab indtræder ved tinglysning af ejerens skøde.

Som medlemmer kan desuden optages ejere af ejendomme, der udstykkes fra nabomatrikler efter bestyrelsens godkendelse af en skriftlig anmodning.

§ 2.1

Ved indmeldelse af nyt medlem, herunder i forbindelse med ejerskiftet betaler det nye medlem et indskud som fastsat på generalforsamlingen samt forholdsmæssigt kontingent for det løbende regnskabsår regnet fra den første i optagelsesmåneden.

§ 2.2

Som medlem betragtes den eller de personer, som jævnfør tinglysningen ejer den pågældende ejendom. Ejes en parcel af flere personer betragtes disse personer i fællesskab som medlemmet, og de har i fællesskab adgang og stemmeret til generalforsamlingen jf. §4.

Foreningens formål og opgaver

§ 3

Foreningens formål er at varetage medlemmernes fælles interesser med hensyn til deres ejendomme. Foreningen træffer med fuldt bindende virkning for enhver ejer alle bestemmelser med hensyn til etablering, drift og vedligeholdelse m.v. af de inden for foreningens område værende veje, fællesarealer, fællesanlæg og fælles tekniske anlæg, herunder dræn, samt påser, at de servitutter, som er pålagt ejendommene overholdes.

Herudover kan foreningen i overensstemmelse med § 11 afholde udgifter til sociale arrangementer eller andre formål for foreningens medlemmer.

Foreningens ledelse

§ 4

Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed.

Generalforsamlingen vælger en dirigent, der afgør alle tvivlsspørgsmål vedrørende sagernes behandlingsmåde og stemmeafgivningen.

Herudover vælger generalforsamlingen en referent, som fører en protokol over det på generalforsamlingen passerede. Protokollen, hvis sider skal være fortløbende nummererede i ubrudt nummerserie, underskrives straks efter mødet af dirigenten samt af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer.

på generalforsamlingen har kun medlemmer og deres ægtefæller/samlevere, samt gæster som skriftligt er inviteret af bestyrelsen adgang. Såfremt der er flere ejere af en ejendom har hver af disse ejere og deres ægtefæller/samlevere adgang.

Ved begrebet samlever forstås i disse vedtægter:

Parterne lever sammen på fælles bopæl og venter, har eller har haft, et fælles barn eller har levet sammen på den fælles bopæl i et ægteskabslignende forhold i de sidste to år.

§ 4.1

Ordinær generalforsamling afholdes hvert år en lørdag eller søndag i april.

Den ordinære generalforsamling indkaldes af bestyrelsen med 3 ugers varsel ved skriftlig meddelelse eller via den e-mail et medlem har meddelt bestyrelsen kan anvendes. Medlemmet bærer selv ansvaret for, at en ny e-mail meddeles bestyrelsen.

Dagsorden for den ordinære generalforsamling er som følgende:

1. Valg af dirigent
2. Valg af referent
3. Valg af 2 stemmetællere
4. Bestyrelsens beretning for perioden siden sidste ordinære generalforsamling
5. Godkendelse af årsregnskab
6. Indkomne forslag
7. Vedtagelse af budget for indeværende og kommende år, vedtagelse af kontingent, indskud for nye medlemmer, honorar til formand og kasserer samt størrelse af gebyret ved for sen betaling.
8. Valg af bestyrelsesmedlemmer
9. Valg af suppleanter
10. Evt. valg af administrator
11. Valg af revisor, idet der indledningsvis først skal tages stilling til, hvorvidt der skal vælges et eksternt revisionsfirma eller om revisor og revisorsuppleant skal vælges blandt foreningens medlemmer.
12. Evt.

Forslag der ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling, skal være indgivet til bestyrelsen inden udgangen af februar samme år.

§ 4.2

Ekstraordinær generalforsamling, der indkaldes på samme måde som den ordinære, afholdes så ofte bestyrelsen finder det nødvendigt eller hvis mindst 10% af de stemmeberettigede medlemmer til bestyrelsen har indgivet skriftlig motiveret begæring med tilkendegivelse af dagsorden for generalforsamlingen.

Når sådan begæring er indgivet til bestyrelsen, skal generalforsamlingen afholdes inden 5 uger efter begæringens modtagelse.

Hvis ikke 3/4 af de medlemmer, der har ønsket den ekstraordinære generalforsamling indkaldt, er til stede ved den indkaldte ekstraordinære generalforsamling, kan dirigenten beslutte at dagsordenen nægtes behandlet.

Ekstraordinære generalforsamlinger afholdes, på samme måde som ordinære generalforsamlinger, altid en lørdag eller søndag.

§ 4.3

Alle afstemninger på generalforsamlinger, undtagen afstemninger om valg af bestyrelse og revisor der altid skal ske skriftligt, sker ved håndsoprækning, med mindre bestyrelsen eller mindst 3 medlemmer forlanger skriftlig afstemning. Hvis der kræves skriftlig afstemning noteres dette i protokollen.

§ 4.4

For at have stemmeret til generalforsamlingen, skal medlemmet have indbetalt sit kontingent og evt. andre restancer, så det er indgået på foreningens konto senest 2 uger før generalforsamlingen.

Medlemmer har en stemme pr. ejendom. Såfremt en ejendom ejes af flere personer betragtes dette kun som et medlem, og giver således kun ret til en stemme.

§ 4.5

Stemmeafgivelse kan for medlemmer med stemmeret ske ved skriftlig fuldmagt til medlemmets ægtefælle/samlever eller et andet medlem, som har stemmeret. Brug af fuldmagt kan kun ske, når der ikke er en person tilstede, som er ejer eller medejer af den pågældende ejendom.

Intet medlem kan repræsentere mere end 3 medlemmer inklusiv sig selv. En ægtefælle/samlever, som ikke selv er medlem, kan kun repræsentere sin ægtefælle/samlever.

Enhver fuldmagt skal være skriftlig, dateret og udstedt til et specifikt navngivent medlem med angivelse af, hvilken konkret generalforsamling, den er gældende for. Fuldmagten må ikke indeholde anvisninger om, hvordan personen skal stemme og må ikke begrænses i forhold til dagsordenen eller på anden vis.

En fuldmagt er kun gyldig, hvis et originalt underskrevet eksemplar afleveres til kassereren for kontrol før mødet. Når en dirigent er valgt, afleverer kasseren både de godkendte og eventuelle afviste fuldmagter til dirigenten, som ved mødets afslutning afleverer dem til referenten, som indsætter dem i protokollen som dokumentation.

§ 5

Til vedtagelse af beslutninger, der går ud på forandring af foreningens vedtægter eller optagelse af lån, kræves at 2/3 af foreningens medlemmer er repræsenteret og at beslutningen vedtages af mindst 2/3 af de afgivne stemmer.

Er det fornødne antal medlemmer ikke til stede, men mindst 2/3 af de afgivne stemmer er for forslaget, indkaldes til ekstraordinær generalforsamling, der skal afholdes inden 5 uger. på denne kan vedkommende beslutning gyldig vedtages, når mindst 2/3 af de afgivne stemmer, uden hensyn til antal fremmødte, er for forslaget.

§ 6

Bestyrelsen består af 7 medlemmer.

Generalforsamlingen vælger som bestyrelsesmedlemmer formand, næstformand, kasserer og 4 menige bestyrelsesmedlemmer. Herudover vælger generalforsamlingen 2 bestyrelsessuppleanter.

Valgbare til bestyrelsen og som suppleanter er alene medlemmer af foreningen. Valgbare som revisorer og revisorsuppleanter er medlemmer samt deres ægtefæller/samlever. Kun personer, som er til stede ved generalforsamlingen, eller som skriftligt senest dagen før generalforsamlingen over for bestyrelsen har meddelt sig villig til valg til en eller flere specifikke poster, er valgbare.

Endvidere vælges enten 2 revisorer og 1 revisorsuppleant, der ikke må være medlem af bestyrelsen, eller et eksternt revisionsfirma.

Bestyrelsesmedlemmer, bestyrelsessuppleanter og revisorer samt revisorsuppleant vælges for 2 år af gangen.

I ulige år er formanden, 2 menige bestyrelsesmedlemmer og en bestyrelsessuppleant på valg og i lige år er næstformanden, kassereren, 2 menige bestyrelsesmedlemmer og en bestyrelsessuppleant på valg.

Hvert år er 1 revisor på valg. Revisor vælges således på skift, og 1 revisor afgår i lige år, medens den anden revisor afgår i ulige år. Revisorsuppleanten er på valg i ulige år.

Såfremt der på den ordinære generalforsamling vælges et eksternt revisionsfirma er dette valg kun gældende for 1 år.

Bestyrelsen konstituerer sig selv ved valg af en sekretær blandt bestyrelsens medlemmer.

Et bestyrelsesmedlem, der uden lovlig grund udebliver fra 3 på hinanden følgende bestyrelsesmøder, må udgå af bestyrelsen og en suppleant indtræder da i hans/hendes sted. Det udgående bestyrelsesmedlem kan ikke indtræde igen før han/hun evt. vælges på en ny generalforsamling.

§ 7

Alle bestyrelsesmedlemmer og suppleanter får udbetalt et fast beløb til dækning af transportudgifter m.v., såfremt de er nødt til at tage til Orø alene for at deltage i et bestyrelsesmøde. Godtgørelsen udbetales inden 14 dage efter mødet. Dette beløb fastsættes af bestyrelsen på første møde efter den ordinære generalforsamling.

Revisorerne får udbetalt godtgørelse efter samme takster, når de foretager den uanmeldte revision samt hvis de indkaldes til bestyrelsesmøder.

§ 8

Foreningen ledes af bestyrelsen.

Der afholdes bestyrelsesmøde så ofte formanden eller 2 bestyrelsesmedlemmer finder det nødvendigt. Det skal tilstræbes, at bestyrelsesmøder altid afholdes en lørdag eller søndag, med mindre alle bestyrelsesmedlemmer er enige om at fravige dette i enkelte tilfælde.

§ 8.1

Sekretæren fører en protokol over forhandlingerne og beslutningerne på bestyrelsens møder, samt for alle beslutninger og aftaler truffet af bestyrelsen og dens medlemmer på anden vis mellem møderne. Protokollens sider skal være fortløbende nummererede i ubrudt nummerserie.

De tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer underskriver med deres initialer alle sider i protokollen siden sidste bestyrelsesmøde.

Efter hvert valg til bestyrelsen oprettes en side i protokollen, hvor der for hver valgt person angives navn, privatadresse, ejendom, telefon og e-mailadresse, og ud for hver person skriver vedkommende sine initialer og sin underskrift.

§ 8.2

Bestyrelsen er beslutningsdygtig når 4 medlemmer er til stede. Beslutninger træffes ved simpelt flertal, idet hvert bestyrelsesmedlem har en stemme. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende.

§ 9

Foreningen tegnes af formanden, eller såfremt han måtte være fraværende eller være inhabil, da i stedet næstformanden sammen med 3 medlemmer af bestyrelsen i forening.

§ 10

Bestyrelsen skal søge at etablere samarbejde med andre af Orøs sommerhusgrundejerforeninger til løsning af fælles problemer og opgaver, når det skønnes nødvendigt eller fordelagtigt.

§ 11

Bestyrelsen er berettiget til, helt eller delvist, at dække udgifter til sociale arrangementer eller andre formål efter ansøgning fra foreningens medlemmer, jf. § 3 såfremt der er afsat de fornødne midler hertil i budgettet.

Medlemmernes forpligtelser

§ 12

Til foreningens administration og øvrige udgifter betaler medlemmet et årskontingent, der fastsættes af generalforsamlingen.

Kontingentet betales senest 1. februar. Sker betalingen ikke rettidigt fremsender foreningen til medlemmet en påmindelse med tillæg af et gebyr som vedtaget på generalforsamlingen. Sker betalingen herefter ikke inden en frist på 14 dage fra udsendelsen af påmindelsen, overgives sagen uden yderligere varsel til retslig inkasso, og alle hermed forbundne omkostninger skal dækkes af medlemmet.

§ 12.1

Generalforsamlingen kan påligne de enkelte medlemmer engangsbidrag eller årlige bidrag til mere omfattende anlægs- og vedligeholdelsesopgaver, vedr. veje, kloak, dræn og elforsyning, med en part pr. ejendom.

Ved fremsættelse af forslag om sådanne opgaver og bidrag skal forslaget indeholde et specifikt formål, bidragets størrelse samt forslag til navn på hensættelseskontoen, lige som forslaget skal indeholde et økonomisk overslag for opgaven, et udkast til plan for opsparing og brug af kontoen samt en begrundelse for forslaget.

§ 12.2

Forslag om tilsvarende påligning af bidrag til andre formål end de ovenfor i § 12.1 nævnte, kan fremsættes på samme måde, men skal vedtages i henhold til reglerne i § 5.

§ 13

Bidrag indbetalt i henhold til § 12.1 og § 12.2 hensættes på særlige konti, med det vedtagne navn, til det specificerede formål.

Der skal ved fremlæggelse af foreningens regnskab på generalforsamling ske en særlig fremlæggelse af regnskab for hver af sådanne hensættelseskonti. Desuden skal den enkelte kontos formål fremgå under noterne for den pågældende konto i det fremlagte regnskab.

§ 13.1

Såfremt det ønskes at ophæve en sådan hensættelseskonto, og enten overføre beløbet til den almindelige drift, eller at tilbagebetale den til medlemmerne, så skal dette fremsættes som forslag til en generalforsamling.

Til vedtagelse af beslutninger, der går ud på forandring af en hensættelseskonto, kræves at 1/2 af foreningens medlemmer er repræsenteret og at beslutningen vedtages af mindst 2/3 af de afgivne stemmer.

Er det fornødne antal medlemmer ikke til stede, men mindst 2/3 af de afgivne stemmer er for forslaget, indkaldes til ekstraordinær generalforsamling, der skal afholdes inden 5 uger. på denne kan vedkommende beslutning gyldig vedtages, når mindst 2/3 af de afgivne stemmer, uden hensyn til antal fremmødte, er for forslaget.

§ 14

For enhver hæftelse foreningen påtager sig i forhold til tredjemand efter vedtagelsen af disse vedtægter gælder som udgangspunkt, at medlemmerne ikke hæfter med andet end deres andel af foreningens formue.

§ 14.1

Generalforsamlingen kan dog såfremt 2/3 af de afgivne stemmer er for og såfremt mindst halvdelen af foreningens medlemmer er repræsenteret, vedtage at medlemmerne skal hæfte pro rate i forhold til antallet af ejendomme for et nyt lån optaget i et anerkendt pengeinstitut. Det forudsætter dog, at denne hæftelse fremgår af det udsendte forslag, både hvad angår størrelse, afviklingsplan, formål m.v.

§ 14.2

Foreningens medlemmer hæfter dog for visse lån optaget før disse vedtægters godkendelse i henhold til de tidligere vedtægters ordlyd som var sålydende.

“Foreningens medlemmer hæfter solidarisk for evt. lån, som i henhold til generalforsamlings­beslutning oprettes til brug ved vejanlæg, kloakanlæg, dræningsanlæg o. lign. – Indbyrdes hæfter de alle i forhold til den fastsatte afgift. – Denne paragraf kan ikke ændres på en generalforsamling uden långivers samtykke. ”

§ 15

Medlemmerne har pligt til, uden ophold, skriftligt at oplyse foreningen om ændringer i de tinglyste ejerforhold for de af ham/hende ejede ejendomme.

§ 15.1

Foreningen tilstræber altid at have en effektiv kommunikation og at minimere de administrative udgifter og tidsforbrug f.eks. gennem brug af elektroniske medier, når dette er muligt. Når det ikke er muligt udsendes skriftlig meddelelser til medlemmet som brev.

Derfor henstilles det til medlemmerne straks ved indmeldelsen eller snarest muligt, at oplyse deres e-mailadresse til bestyrelsen. Når et medlem har oplyst deres mailadresse har medlemmet selv pligt til at holde bestyrelsen informeret om ændringer i deres mailadresse.

Enhver henvendelse fra eller på vegne af bestyrelsen/foreningen betragtes som leveret skriftligt, når den er afsendt til den af medlemmet oplyste mailadresse.

Når et medlems således har oplyst sin e-mailadresse til bestyrelsen, betragtes dette samtidig som en accept af, al korrespondance mellem foreningen og medlemmet herefter kan foregå via mail.

Foreningens opbevaring af protokoller, regnskaber, papirer af enhver art.

§ 16

Protokoller af enhver art skal opbevares på betryggende vis af foreningens sekretær og skal medbringes til alle møder og generalforsamlinger. Ved valg af ny bestyrelse/nyt bestyrelsesmedlem overleverer sekretæren straks protokollerne til formanden, der herefter overdrager protokollerne til den nye sekretær, når bestyrelsen har konstitueret sig.

Kassereren skal til alle møder, herunder generalforsamlinger, medbringe foreningens regnskaber og bilag, og det er kassererens forpligtelse ved valg af ny kasserer straks at udlevere materialet til denne. Kassereren forpligter sig til inden hvert møde, at regnskabet er a jour til senest en uge før mødet, og at alle bilag skal sidde nummererede i de respektive mapper.

Såfremt der vælges en administrator forpligter kassereren sig til straks at aflevere materialet til formanden som inden for en uge afleverer materialet til den valgte administrator.

Alle dokumenter, breve, aftaler/kontrakter og lignende der opbevares af de enkelte medlemmer skal opbevares i mapper i datoorden, skal medbringes af det enkelte medlem på alle generalforsamlinger og skal straks ved valg af ny formand overleveres denne.

Foreningens økonomi, regnskab og revision

§ 17

Foreningens regnskabsår er kalenderåret.

Regnskabet skal være revisorerne i hænde senest 8. februar. Revisorerne skal revidere regnskabet såvel kritisk som talmæssigt og levere det til bestyrelsen med deres underskrift og evt. påtegning senest 1. marts, således at en ekstrakt med revisorernes påtegning kan udsendes til medlemmerne samtidig med indkaldelse til generalforsamling.

Der skal mindst en gang om året foretages uanmeldt revision.

§ 18

Foreningens midler indsættes på en konto på foreningens navn i foreningens bank.

Den kontante kassebeholdning må ikke overstige kr. 3.000,- i mere end 3 hverdage.

Bestyrelsen skal drage omsorg for relevant forsikring mod bestyrelsesansvar, ulykke og arbejdsskade.

§ 19

Alle regningskrav på foreningen skal anvises af formanden til betaling. Såfremt formanden måtte være fraværende eller inhabil tilkommer denne pligt næstformanden.

Til hvert bestyrelsesmøde, skal kassereren medbringe og fremlægge et regnskab for året til dato frem til senest en uge før mødet.

Et flertal i bestyrelsen kan dog beslutte, at dette i enkelte tilfælde ikke er nødvendigt, f.eks. hvis mødet har ekstraordinær karakter eller alene handler om en enkeltsag, hvor et sådant regnskab ikke er nødvendigt.

Kasseren skal dog udsende et statusregnskab som beskrevet ovenfor mindst en gang i kvartalet.

Administration

§ 20

Såfremt generalforsamlingen har valgt at antage en administrator, vil det være administrators arbejdsopgave at føre et forsvarligt regnskab, ligesom det vil være administrators arbejdsopgave at forestår den daglige økonomiske drift alt efter bestyrelsens anvisninger.

Administrator skal have den fornødne forsikringsdækning.

Foreningens opløsning

§ 21

Foreningens opløsning kan kun finde sted efter forslag fra bestyrelsen eller 1/4 af foreningens medlemmer.

Foreningen kan ikke opløses, så længe der eksisterer gældsforpligtelser.

Forslaget om foreningens opløsning skal indeholde bestemmelser om anvendelse af foreningens formue i forbindelse med opløsningen.

Til vedtagelse af beslutninger om opløsning af foreningen kræves at 2/3 af foreningens medlemmer er repræsenteret og at beslutningen vedtages af mindst 2/3 af de afgivne stemmer.

Er det fornødne antal medlemmer ikke til stede, men mindst 2/3 af de afgivne stemmer er for forslaget, indkaldes til en ekstraordinær generalforsamling, der skal afholdes inden 5 uger. på denne ekstraordinære generalforsamling kan beslutning om foreningens opløsning gyldig vedtages, når mindst 2/3 af de afgivne stemmer, uden hensyn til antal fremmødte, er for forslaget.

Referat fra generalforsamlinger, som omhandler foreningens opløsning, skal udsendes til medlemmerne senest 7 dage efter generalforsamlingens afholdelse.

Således vedtaget:

Således vedtaget på generalforsamlingen den 4. april 1965,
med ændringer 11. juni 1967, 6. maj 1968, 2. maj 1971, 22. oktober 1978,
19. november 1978, 18. maj 2008, 4. april 2009, 17. april 2010 og 19. april 2015.

På den ordinære generalforsamling d. 19. april 2015 (§ 4.5 afsnit 1 og afsnit 2 ændret).